TJ/SP: Auxílio para uma Justiça cada vez mais célere e efetiva: cartilha ‘Boas Práticas Cartorárias’ à disposição das unidades
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A Corregedoria Geral da Justiça (CGJ) disponibiliza em sua página a cartilha “Boas Práticas Cartorárias” (www.tjsp.jus.br/Corregedoria/Corregedoria/Downloads), que trata da organização e otimização dos processos de trabalho em varas cíveis. O objetivo é auxiliar magistrados e servidores a mitigarem os fatores que geram atrasos na tramitação das ações e, dessa forma, gerar unidades judiciais cada vez mais eficientes.
O material foi elaborado para difundir práticas cartorárias com bons resultados testados e aprovados pela CGJ que impulsionam a produtividade sem perder o foco na qualidade e na melhoria contínuas das atividades, resultando em aprimoramento dos serviços e atendimento célere e efetivo do cidadão.
Com a utilização de fluxogramas e linguagem didática, a publicação aborda os principais “gargalos”, pontos em que podem haver potencial represamento e contenção de processos, gerando acervos e atrasos na tramitação das ações. O material aponta quatro principais afunilamentos: (I) Juntada e triagem das petições e documentos protocolizados/conferência de cadastro; (II) Elaboração de minutas/decisões; (III) Publicação e certificação de imprensa e (IV) Certificação de prazo. “A identificação dos pontos de gargalo permite seu melhor enfrentamento, uma vez que proporciona conhecimento do problema e de suas causas, orientando a adoção de soluções efetivas e realistas”, diz a cartilha.
Uma das unidades judiciais que colocou em prática as orientações e auferiu bons resultados é a 2ª Vara de Porto Ferreira. A unidade conta com 3.381 processos em andamento, sendo que, destes, 2.397 são da área Cível.
“As atividades realizadas na rotina de trabalho no cartório da 2ª Vara de Porto Ferreira, após a leitura da cartilha, sofreram várias alterações benéficas, resultando em rotinas ainda mais organizadas, com distribuição de métodos de trabalho racionais entre os servidores e otimização das tarefas, sendo executadas com eficácia e sem atrasos”, explica o escrivão judicial Walter Jose Borelli Junior, servidor do Tribunal de Justiça há 30 anos.
A partir do material, afirma Borelli, “mapeamos os gargalos existentes e distribuímos as tarefas. Dialogamos com cada integrante da equipe para saber quais são as dificuldades envolvidas. Muitas vezes, os funcionários não sabem priorizar as atividades que realmente são importantes e, por meio da cartilha podemos desvencilhar os problemas com maior eficácia entre os servidores”.
“Em todo o Estado ótimas iniciativas de boas práticas cartorárias surgem, mas ficam circunscritas à realidade local. Ao compilar e divulgar essas experiências, a Corregedoria reforça o seu papel de braço técnico do Tribunal e contribui para o aprimoramento do serviço público por meio da replicação de ideias que deram certo”, ressalta o juiz titular da 2ª Vara de Porto Ferreira, Valdemar Bragheto Junqueira. O magistrado destaca também que “a Corregedoria, dispondo de um grande universo de informações e de um corpo técnico capacitado, consegue produzir orientações baseadas em macro análises das serventias, sendo a cartilha um meio de divulgação fácil e acessível deste conhecimento”.
Segundo o juiz, embora as mudanças promovidas a partir da utilização da cartilha em Porto Ferreira tenham sido recentes, “percebeu-se padronização das ações e uma maior compreensão por parte do magistrado e dos servidores das rotinas do ofício, otimizando os trabalhos e acelerando a prestação jurisdicional”.
A Corregedoria também disponibiliza diversas outras cartilhas, que abordam temas como extrajudicial, Lei Maria da Penha, dívidas ativas e execuções fiscais municipais, entre outros.
Fonte: TJ/SP
