2º Ofício de Notas de Montes Claros se torna referência em modernismo e sofisticação

Unidade adere aos atos eletrônicos sem perder o foco no conforto e atendimento de excelência à população do município

Quem pensa que cartório é lugar de mobília antiquíssima e excesso de papel entulhado precisa abandonar esse senso comum e conhecer o 2º Ofício de Notas de Montes Claros. Situado à Rua Gabriel Passos n° 275A bem no coração da maior potência do Norte de Minas, a serventia é destaque pelo que há de mais moderno, seja na arquitetura sofisticada ou até mesmo nos documentos que são guardados em um arquivo diferenciado com portas de correr e muito bem catalogados.

O Colégio Notarial do Brasil – Seção Minas Gerais (CNB/MG) conversou com a tabeliã, Vivianne Romanholo, que falou sobre a história do cartório, inovações implementadas e como tem sido referência em atendimento de excelência em Montes Claros.

Confira a entrevista na íntegra!

CNB/MG – Quando o cartório foi inaugurado?

Vivianne Romanholo – Montes Claros é o principal centro urbano do Norte de Minas Gerais e foi elevada à condição de cidade em 1857. Curiosamente, o 2º Tabelionato de Notas possui em seu acervo livros que datam de 1847, instrumentos de grande valor, já que registram ocorrências históricas, como assembleias, compra e venda de propriedades e até de escravos. Durante mais de 40 anos, a família Guimarães esteve à frente da Serventia, tendo o Sr. Augusto Soares Guimarães ocupado o cargo de Tabelião Titular, posteriormente, sucedido pelo filho, Pedro Prates Guimarães, que a conduziu com honestidade e excelência ao longo de quatro décadas. No ano de 2008, após ser aprovada em concurso público, tomei posse como tabeliã.

CNB/MG – Sempre esteve presente em uma única instalação?

Vivianne Romanholo – Quando assumi o Tabelionato, ele funcionava na Rua Camilo Prates, em uma loja e sobreloja pequenas, que não ofereciam acessibilidade nem conforto aos usuários. Decidi, para melhor atender os usuários e melhor organização, mudar a sede para a Cula Mangabeira, próximo ao Fórum e à Prefeitura de Montes Claros, o que ocorreu em setembro de 2009. Na ocasião, fiz um coquetel para homenagear o Dr. Pedro Prates Guimarães, que foi titular por muitos anos do cartório. No endereço da Cula Mangabeira foram necessárias várias reformas, sempre buscando segurança, acessibilidade, conforto e o acolhimento tanto dos colaboradores quanto dos usuários. Ano passado, eu precisaria fazer mais uma reforma. Aí entendi que a melhor solução seria mudar para um prédio novo, com um projeto moderno. A nossa atividade evoluiu muito, saímos da pena aos atos eletrônicos.

CNB/MG – Quanto tempo está à frente do cartório?

Vivianne Romanholo – Estou à frente do cartório há 15 anos, de forma que vivi os sonhos das pessoas mais importantes da serventia, os colaboradores. Vou contar uma curiosidade para vocês! Quando eu chego no cartório, eles falam: Mamis chegou! Quando eles me contaram isso, eu fiquei ainda mais cheia de amor por eles, mas eu pensei… Mamis … que responsabilidade…Aqui estão incluídos todos colaboradores do Cartório do Terceiro Ofício de Notas, onde sou interina há 4 anos. Sem eles, eu não conseguiria cumprir a missão que o Tribunal me confiou. Tenho orgulho de todos eles, enfrentamos muitos desafios, tenho orgulho dos que permaneceram, dos que chegaram, dos que se graduaram, dos que se tornaram advogados, dos que são pais, dos que estão empreendendo, da que se tornou tabeliã. Vários se formarem, se casaram, passaram em concurso, tiveram filhos, defenderam tese de mestrado…..superaram em muito a Mamis….o que me deixa muito feliz.… missão de Mamis, né?  Gratidão a cada um que dedicou tempo, amor e carinho por mim, pela minha família, pelos usuários e que me ajudam a cumprir o propósito do cartório.

CNB/MG –  O cartório conta com quantos funcionários?

Vivianne Romanholo – Hoje estamos com 27 colaboradores.

CNB/MG – Deseja compartilhar alguma ação positiva/social realizada recentemente?

Vivianne Romanholo – Estamos no segundo ano do Projeto “Desbravando o Norte de Minas”, idealizado para atender a agenda 2030 dos ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável) da ONU, uma ação de fortalecimento da cultura do desenvolvimento sustentável voltada para a proteção do meio ambiente e valorização da equipe. Em 2023, visitamos a região de Augusto de Lima/MG, entre as serras do Cabral e do Espinhaço, local de paisagens naturais incríveis e atrativos históricos. O comitê de inovação do cartório, em adesão à Campanha da ONU com foco na solução para reduzir a poluição plástica, pensando em formas mais responsáveis e sustentáveis de consumir, implementou a substituição de copos plásticos por canecas de porcelana para uso diário da equipe e por copos biodegradáveis para uso dos usuários, além de treinamentos internos e conscientização dos usuários para redução do uso plástico. Além de ações ambientais, em parceria com o Terceiro Ofício de Notas fizemos a ação solidária de Páscoa, levando os coelhos da Páscoa para alegrar as crianças do Orfanato e outras instituições; e, ação solidária de Natal, entregando doações para a Associação Mineira Infantil e Generosidade Oncológica, que é uma instituição que atende pacientes com câncer e crianças com doenças raras. Merece destaque o termo de parceria e cooperação firmado para a implementação do Programa ROSAS PARA JOAQUINA – PELO RESPEITO INTEGRAL À MULHER, entre a tabeliã, Vivianne Romanholo e os idealizadores do programa, Eduardo Vinicius Pereira Barbosa, advogado e filha de Joaquina e Rosiane Rodrigues Vieira, registradora do Primeiro Registro de Imóveis de Montes Claros, que promove a sensibilização das pessoas, especialmente mulheres, acerca da violência doméstica, da discriminação por gênero, das diferenças salariais, da importância de mulheres ocuparem posições de liderança, dentre outros temas.

CNB/MG – Quantos serviços realizados pela serventia já são oferecidos online?

Vivianne Romanholo – Todos os serviços, tais como, certificado notarizado, autenticação, reconhecimento de firma, escrituras, autorização eletrônica de viagem, testamentos, certidões. Tão logo foi criada a plataforma do e-Notariado, aderimos de pronto à novidade, capacitamos os colaboradores e investimos em biometria, câmeras, equipamentos entre outros.

CNB/MG – Quais as principais inovações implementadas no Cartório nos últimos anos?

Vivianne Romanholo – Implementação da gestão por processos; utilização do software de gestão do sistema SGT (Gestão e Tecnologia) da Txai; criação do cargo de Gestor de Qualidade; Criação do cargo de TI; contratação de consultoria especializada de gestão, de recursos humanos, financeira, LGPD, advocatícia. A gestão na atividade notarial é essencial, assim como é para qualquer outra atividade. Por meio de atividades coordenadas de planejamento, controle de metas e objetivos, padronização de procedimentos, capacitação e atualização constante da tabeliã e dos colaboradores, instalações físicas adequadas, podemos oferecer celeridade, eficiência dos serviços e a satisfação dos usuários.