Artigo – O momento é de se precaver – Por Joelson Sell

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A poucos dias de encerrarmos o primeiro trimestre de 2020, a pandemia do coronavírus colocou o mundo em estado de alerta, já fez inúmeras vítimas e nos obrigou, por motivos de força maior, a optar pelo isolamento em nossas casas. Entre tantas mudanças repentinas em nossas rotinas, está a adoção do chamado home-office, ou seja, o funcionário exerce todas as suas funções dentro da própria residência.

No entanto, não foram só as pessoas físicas que tiveram que se adaptar para o trabalho à distância. No dia 22 de março, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) publicou o Provimento nº 91, que “dispõe sobre a suspensão ou redução do atendimento presencial ao público, bem como a suspensão do funcionamento das serventias extrajudiciais a cargo dos notários, registradores e responsáveis interinos pelo expediente, como medidas preventivas para a redução dos riscos de contaminação com o novo coronavírus, causador da COVID-19, e regula a suspensão de prazos para a lavratura de atos notariais e de registro”.

Já no dia 26 de março, foi publicado o Provimento nº 93 da Corregedoria Nacional de Justiça, assinada pelo presidente do Supremo Tribunal Federal (STF), ministro Dias Toffoli, autorizando os cartórios de todo o Brasil a receberem, por via eletrônica, os documentos necessários para a realização de registros de nascimentos e óbitos enquanto durar a pandemia de coronavírus no País.

O trabalho remoto ou o teletrabalho, como também é conhecido, é uma tendência e é fundamental nos mantermos atualizados quanto às novas tecnologias, já que hoje é completamente possível incorporarmos o ambiente de trabalho à distância, com sistemas e softwares específicos para esse fim. Essa suspensão repentina do atendimento presencial do cartório levou o setor a investir em novas formas de atendimento e utilizar cada vez mais a tecnologia, aliada aos sistemas que já atendem os cartórios.

Com o isolamento social, a busca por serviços online aumentou exponencialmente, por isso uma boa infraestrutura de TI no cartório é tão importante, para garantir a disponibilidade dos serviços notariais e de registro para a população. Um bom link de internet, uma rede de alta performance, um banco de dados homologado, sistemas integrados a aplicativos e ao site do cartório, garantem este trabalho de forma segura e ágil.

Minha primeira dica importante: prepare a infraestrutura do seu cartório para novos padrões de tráfego e utilização, específicos para o acesso remoto. Avalie a capacidade da infraestrutura, os padrões de segurança, a autenticação e a capacidade de rede.

Neste momento é importante estruturar um plano para tempos de crise, tendo em mente que este é um momento passageiro. Mas é fundamental pensar no durante, no depois e o que mudará com a volta padrão aos trabalhos. Uma das funções de um sistema de informática é reduzir o trabalho operacional e direcionar a equipe para funções mais analíticas e voltadas para a estratégia do negócio. Um cartório bem equipado tecnologicamente é sinônimo de segurança e praticidade na execução de demandas, tanto para seus colaboradores, quanto para os usuários, que acompanharão processos e receberão certidões com mais velocidade e de forma online.

Em um primeiro momento, a tecnologia foi considerada uma vilã, que poderia causar demissões ou a simples substituição da mão de obra humana por robôs. Porém, rapidamente verificamos que na verdade ela é uma oportunidade de desenvolvimento, de transformação e de melhorias. Alguns estudos divulgados a respeito do cenário pós-crise apontam que a população já está desenvolvendo novos – e permanentes – hábitos. Por essa razão, investir em tecnologia e na otimização da experiência do cliente, podem ser de extrema importância enquanto aguardamos a volta à normalidade. Lembrando sempre que o investimento e a inovação serão para sempre seus aliados na hora de enfrentar adversidades.

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