CGJ/MG – CGJ/MG publica Aviso nº 55/CGJ/2019 sobre os procedimentos para a anexação provisória de serventias

Anexo E Ape Ncice Cke (1)

AVISO Nº 55/CGJ/2019

Avisa sobre os procedimentos para a anexação provisória de serventias.

O CORREGEDOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MINAS GERAIS, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e XIV do art. 32 do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais, aprovado pela Resolução do Tribunal Pleno nº 3, de 26 de julho de 2012,

CONSIDERANDO o disposto nos arts. 38 e 44 da Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, que “regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. (Lei dos cartórios)”, combinados com os arts 30 e 31 da Lei estadual nº 12.919, de 29 de junho de 1998, que “dispõe sobre os concursos de ingresso e de remoção nos serviços notariais e de registro, previstos na Lei Federal nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, e dá outras providências”, e em conformidade com a Lei estadual nº 12.920, de 29 de junho de 1998, que “fixa critérios populacionais, socioeconômicos e estatísticos para criação, fusão e desmembramento de serviços notariais e de registro”;

CONSIDERANDO que a Lei Complementar estadual nº 59, de 18 de janeiro de 2001, que contém a organização e a divisão judiciárias do Estado de Minas Gerais, no “caput” do seu art. 300-H, dispõe que os serviços notariais e de registro vagos poderão ser anexados ou desanexados provisoriamente, mediante portaria do Diretor do Foro da Comarca, expedida em virtude de decisão fundamentada;

CONSIDERANDO a determinação emanada pela Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais – CGJ a diversos Diretores de Foro do Estado de Minas Gerais, para a realização de imediata anexação provisória de serventias distritais deficitárias;

CONSIDERANDO o interesse público envolvido em cumprir as determinações da forma mais eficaz, bem como a necessidade de orientar os novos responsáveis pelos serviços de registro civil das pessoas naturais sobre os procedimentos a serem adotados;

CONSIDERANDO as consultas e os questionamentos apresentados pelos antigos e novos responsáveis, bem como pelas Direções de Foro do Estado de Minas Gerais;

CONSIDERANDO o que ficou consignado no processo do Sistema Eletrônico de Informações – SEI nº 0101103-52.2019.8.13.0000,

AVISA, aos juízes de direito, aos servidores, aos notários e registradores do Estado de Minas Gerais e a quem mais possa interessar, que:

I – a reestruturação dos serviços notariais e de registro deverá observar os procedimentos referidos no Anexo I deste Aviso, expedido para subsidiar a atuação das Direções do Foro e traçar diretrizes para os novos responsáveis pelas serventias anexadas provisoriamente;

II – para a criação do processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, na forma prevista no item 1 do Anexo I deste Aviso, é sugerida a observância dos seguintes documentos:

a) Modelo de Portaria de Anexação Provisória, prevista no Anexo II deste Aviso;

b) Modelo de Termo de Compromisso/Exercício do Novo Interino, previsto no Anexo III deste Aviso;

c) Modelo de Termo de Dispensa do Antigo Interino, previsto no Anexo IV deste Aviso;

d) Modelo de Termo de Recebimento dos Livros de Notas e dos Cartões de Autógrafos, previsto no Anexo V deste Aviso.

Belo Horizonte, 17 de setembro de 2019.

(a) Desembargador JOSÉ GERALDO SALDANHA DA FONSECA
Corregedor-Geral de Justiça

ANEXO I DO AVISO Nº 55/CGJ/2019
PROCEDIMENTOS PARA ANEXAÇÃO PROVISÓRIA DE SERVENTIAS

I – Orientações à Direção do Foro:

1. criar um processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, do tipo “COMARCAS – ANEXAÇÃO PROVISÓRIA DE SERVENTIA EXTRAJUDICIAL”, para cada serventia a ser anexada, colacionando:

1.1. Portaria de Anexação Provisória (sugestão de modelo prevista no Anexo II do Aviso nº 55/CGJ/2019);

1.2. Termo de Compromisso/Exercício do Novo Interino (sugestão de modelo prevista no Anexo III do Aviso nº 55/CGJ/2019);

1.3. Termo de Dispensa do Antigo Interino (sugestão de modelo prevista no Anexo IV do Aviso nº 55/CGJ/2019);

1.4. Termo de Recebimento dos Livros de Notas e dos Cartões de Autógrafos, caso haja divisão do acervo (sugestão de modelo prevista no Anexo V do Aviso nº 55/CGJ/2019);

2. encaminhar o processo à Coordenação de Registros Funcionais e de Sistemas dos Serviços Notarias e de Registros – COREF;

3. verificar no Sistema Integrado de Apoio à Fiscalização dos Serviços Notariais e de Registro – SISNOR o recolhimento da Taxa de Fiscalização Judiciária – TFJ e, havendo débito, exigir do responsável anterior a devida regularização, nos termos do art. 44 do Provimento nº 355, de 18 de abril de 2018, o qual “institui o Código de Normas da Corregedoria-Geral de Justiça do 
Estado de Minas Gerais – CGJ, que regulamenta os procedimentos e complementa os atos legislativos e normativos referentes aos serviços judiciários da Primeira Instância do Estado de Minas Gerais”;

4. em relação ao acervo da serventia anexada provisoriamente:

4.1. não haverá divisão de acervo, se anexada a um Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais com atribuição notarial;

4.2. haverá divisão do acervo, se anexada a Serventia de Registro Civil das Pessoas Naturais situada em Município sede de Comarca;

4.2.1. os livros notariais e os cartões de autógrafos serão, preferencialmente, transferidos ao 1° Tabelionato de Notas do Município sede da Comarca;

4.2.2. os demais componentes do acervo serão transferidos para o Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais localizado no Município sede da Comarca.

II – Orientações ao novo responsável pela(s) Serventia(s) anexada(s):

1. realizar inventário, conforme disposto no art. 31 do Provimento n° 260, de 18 de outubro de 2013, que “codifica os atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais relativos aos serviços notariais e de registro”;

1.1. em caso de divisão de acervo, serão apresentados dois inventários:

1.1.1. um referente aos livros notariais e cartões de autógrafos;

1.1.2. um referente aos demais componentes do acervo;

2. os selos de fiscalização da serventia anexada serão recebidos pelo novo responsável e mantidos em arquivo, sendo vedada a sua utilização;

3. é proibida a prática de novos atos notariais e de registro nos livros da serventia anexada;

3.1. Excepcionalmente:

3.1.1. serão concluídos os atos já iniciados pelo responsável anterior, desde que autorizado pela Direção do Foro (exemplo: processo de habilitação de casamento – com assento a ser realizado no livro da serventia anexada, utilizando o Selo de Fiscalização da serventia anexadora);

3.1.2. as anotações e as averbações serão realizadas no livro da serventia anexada com a utilização do Selo de Fiscalização da serventia anexadora;

3.2. no detalhamento da matrícula, para a emissão de certidões relativas à(s) serventia(s) anexada(s) será utilizado o Código Nacional de Serventia – CNS da serventia responsável pelo acervo incorporado e, no campo “Código de Acervo”, será indicado o código relativo ao acervo incorporado;

3.2.1. na certidão, no campo “observação”, será consignada a identificação completa e CNS da serventia anexada, sem custo para o usuário;

3.3. ss livros da(s) serventia(s) anexada(s) serão encerrados quando houver a acumulação definitiva;

3.4. os cartões de autógrafos poderão ser utilizados para reconhecimento de firma;

3.4.1. os cartões de autógrafos poderão ser atualizados, sem custo para o usuário;

4. é dispensada a abertura de novo Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ para a serventia anexada;

5. transmitir, mensalmente, a Declaração de Apuração e Informação da Taxa de Fiscalização Judiciária – DAP – DAP/TFJ da serventia anexadora e uma DAP para cada serventia anexada;

5.1. Em caso de divisão de acervo, somente a Serventia de Registro Civil das Pessoas Naturais situada em Município sede de Comarca transmitirá a DAP relativa à Serventia anexada;

6. A serventia anexadora deverá acessar todos os sistemas informatizados relativos à serventia anexada;

7. A serventia anexadora remeterá as informações do “Módulo Receitas-Despesas”, nos termos do art. 34 e dos seguintes do Provimento n° 260, de 2013, para cada serventia anexada, ainda que não existam receitas e/ou despesas.

ANEXO II DO AVISO Nº 55/CGJ/2019

MODELO DE PORTARIA DE ANEXAÇÃO PROVISÓRIA

PORTARIA Nº 0.000/2019

Dispõe sobre a destituição e a dispensa do múnus público de Oficial Interino do Registro Civil com Atribuição Notarial, sobre a anexação provisória do Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXX, integrante do Município de XXXXXXXX, Comarca de XXXXXXX e dá outras providências.

O(A) JUIZ(ÍZA) DE DIREITO DIRETOR(A) DO FORO DA COMARCA DE XXXXXX, no uso de suas atribuições legais, 

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, que “regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. (Lei dos cartórios)”, em seu art. 44 determina que “verificada a absoluta impossibilidade de se prover, através de concurso público, a titularidade de serviço notarial ou de registro, por desinteresse ou inexistência de candidatos, o juízo competente proporá à autoridade competente a extinção do serviço e a anexação de suas atribuições ao serviço da mesma natureza mais próximo ou àquele localizado na sede do respectivo Município ou de Município contíguo”;

CONSIDERANDO que “o serviço notarial ou de registro que, estando vago, não apresentar receita ou volume de serviço que justifique sua manutenção ou instalação, ou não tenha tido candidato para provimento, poderá ser acumulado a outro serviço, de natureza idêntica ou diversa, da mesma comarca, por proposta justificada do Diretor do Foro, por meio de resolução da Corte Superior”, nos termos do que disciplina o art. 31 da Lei estadual nº 12.919, de 29 de junho de 1998, a qual “dispõe sobre os concursos de ingresso e de remoção nos serviços notariais e de registro, previstos na Lei Federal nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, e dá outras providências”;

CONSIDERANDO que a Lei Complementar estadual nº 59, de 18 de janeiro de 2001, que contém a organização e a divisão judiciárias do Estado de Minas Gerais, no “caput” do seu art. 300-H, dispõe que os serviços notariais e de registro vagos poderão ser anexados ou desanexados provisoriamente, mediante portaria do Diretor do Foro da Comarca, expedida em virtude de decisão fundamentada;

CONSIDERANDO o que foi determinado pelo Corregedor-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, Desembargador José Geraldo Saldanha da Fonseca, no Parecer nº XXXXXX/2019, exarado no processo do Sistema Eletrônico de Informações – SEI nº XXXXXXXXXXX, cuja cópia é parte integrante da presente Portaria, determinando que se dê cumprimento imediato à anexação provisória do Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXX, integrante do Município de XXXXXXXXX, Comarca de XXXXXXXXX, acumulando-o provisoriamente ao Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais (com atribuição notarial), localizado (no Distrito de XXXX, Município de XXXXX, Comarca de XXXX ou na sede da Comarca de XXXXXXXX);

CONSIDERANDO o exposto pelo Corregedor-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, Desembargador José Geraldo Saldanha da Fonseca, no Parecer nº XXXXXX/2019, exarado no processo do Sistema Eletrônico de Informações – SEI nº XXXXXXXXXXX, no sentido de que, após análise realizada com base no Relatório Comparativo para Análise de Viabilidade de Manutenção de Serventias, extraído do Sistema Integrado de Apoio à Fiscalização dos Serviços Notariais e de Registro – SISNOR, a quantidade de atos praticados, os rendimentos auferidos e o tempo de vacância declarada sem interesse de candidato habilitado em concurso para assumir o serviço, não mais justificam a manutenção do Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXXX, pelo que se propôs ao Órgão competente do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais – TJMG a elaboração de anteprojeto de lei para extinção; 

CONSIDERANDO o que ficou consignado no processo do SEI nº XXXXXXXXXXX,

RESOLVE:

Art. 1º Fica destituído e dispensado NOME COMPLETO das funções e do múnus público de Oficial Interino do Registro Civil com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXX, Município de XXXXXXX, Comarca de XXXXXXXXX.

Art. 2º O Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXX, integrante do Município de XXXXXXXX, da Comarca de XXXXXXX, fica anexado, provisoriamente, ao Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais (com atribuição notarial), localizado (no Distrito de XXXX, no Município de XXXXX, da Comarca de XXXX ou na sede 
da Comarca de XXXXXXXX), nomeando o(a) respectivo(a) responsável, NOME COMPLETO, para por ele responder interinamente, até determinação em sentido contrário.

§ 1º Ao assumir o serviço, o(a) novo(a) responsável deverá assinar o devido termo e prestar o devido compromisso de guardar e conservar os documentos, fichas, livros, papéis, microfilmes e sistemas de computação, selos de fiscalização e respectivo acervo do serviço, tudo nos termos do art. 28 e dos seguintes do Provimento n° 260, de 18 de outubro de 2013, que “codifica os atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais relativos aos serviços notariais e de registro”, bem como das orientações emanadas pela Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais – CGJ.

§ 2º O(A) novo(a) responsável deverá encaminhar, no prazo de até 30 (trinta) dias úteis, contados da data da assinatura do Termo de Compromisso, inventário da serventia anexada, nos termos do art. 31 do Provimento nº 260, de 2013. 

Art. 3º Cópia desta Portaria deverá ser encaminhada para a CGJ, especificamente para a Coordenação de Registros Funcionais e de Sistemas dos Serviços Notarias e de Registros – COREF.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Comarca, XX de XXXXX de 2019.

XXXXXXXXXXXXXX

Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXXX

ANEXO III DO AVISO Nº 55/CGJ/2019

MODELO DE TERMO DE COMPROMISSO/EXERCÍCIO DO NOVO INTERINO

TERMO DE COMPROMISSO/EXERCÍCIO de XXXXXXXXXX, novo interino do Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXX, Município de XXXXXX, Comarca de XXXXX, tendo em vista a anexação ao serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais (com atribuição notarial), localizado (no Distrito de XXXX, Município de XXXXX, Comarca de XXXX ou na sede da Comarca de XXXXXXXX).

Aos XXXX dias do mês de XXXX de 2019, perante o(a) Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXX, Dr(a). XXXXXXX, compareceu o(a) Sr(a). XXXXXXXXXXXXXXXX, identidade nº XXXXXX, inscrito no CPF sob o nº XXXXXX, e declarou que, nesta data, assume interinamente o exercício do Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXX, conforme Portaria da Direção do Foro nº XXXXXXX, de xx de xxxxx de xxxxxx, que “dispõe sobre a destituição e a dispensa do múnus público de Oficial Interino do Registro Civil com Atribuição Notarial, sobre a anexação provisória do Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXX, integrante do Município de XXXXXXXX, Comarca de XXXXXXX e dá outras providências”, até a extinção daquela serventia por Lei estadual ou decisão em contrário da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais – CGJ ou da Direção do Foro local. O novo Interino também prestou o compromisso de bem observar as normas relativas à interinidade, inclusive quanto ao módulo Receitas-Despesas, ao teto remuneratório dos interinos e à futura transição da serventia, consoante disposto nos arts. 28 a 45 e no art. 80 do Provimento n° 260, de 18 de outubro de 2013, que “codifica os atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais relativos aos serviços notariais e de registro”, bem como as orientações emanadas pela CGJ, obrigando-se a zelar pelo bom estado de conservação dos livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e respectivo acervo pertencente ao serviço, inclusive banco de dados em conjunto com os softwares e as atualizações que permitam seu pleno uso, além de senhas e dados necessários para o acesso de tais programas informatizados, garantindo-se a continuidade da prestação do serviço de forma adequada e eficiente, sem interrupção. O novo Interino declarou, ainda, que não é parente até o 3º (terceiro) grau, por consanguinidade, ou afinidade, de magistrados que estejam incumbidos da fiscalização dos serviços notariais e de registro, de desembargador integrante do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais – TJMG, bem como que não se enquadra em qualquer outra hipótese em que ficar constatado o nepotismo, nos termos do inciso VII do art. 29 do Provimento nº 260, de 2013. Prestado o compromisso de bem e fielmente, com lealdade e honradez, desempenhar as atividades da referida serventia, foi declarado em exercício na função para a qual foi designado interinamente. Para constar, lavrou-se o presente termo que, impresso em duas vias de igual teor, segue devidamente assinado. Eu, ___________________, XXXXXXXXXXXX, o digitei. Eu, __________________, XXXXXXXXXXXX, o subscrevi.***************************** XXXXXXXXXXXXXX

Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

Oficial (Titular/Interino) do Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais de XXXXX

ANEXO IV DO AVISO Nº 55/CGJ/2019

MODELO DE TERMO DE DISPENSA DO ANTIGO INTERINO

TERMO DE DISPENSA de XXXXXXX, antigo interino do Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais com atribuição notarial do Distrito de XXXXXXX, Comarca de XXXXX, tendo em vista a anexação ao Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais (com atribuição notarial), localizado (no Distrito de XXXX, Município de XXXXX, Comarca de XXXX ou na sede da Comarca de XXXXXXXX).

Aos XXXX dias do mês de XXXX de 2019, perante o(a) Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXX, Dr(a). XXXXXXX, compareceu o(a) Sr(a). XXXXXXXXXXXXXXXX, identidade nº XXXX, inscrito no CPF sob o nº XXXX, e declarou que, nesta data, deixa o exercício assumido interinamente no Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXX, conforme Portaria da Direção do Foro nº XXXXXXX, de xx de xxxxx de xxxxxx, que “dispõe sobre a destituição e a dispensa do múnus público de Oficial Interino do Registro Civil com Atribuição Notarial, sobre a anexação provisória do Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXX, integrante do Município de XXXXXXXX, Comarca de XXXXXXX e dá outras providências”, até a extinção daquela serventia por Lei estadual ou decisão em contrário da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais – CGJ ou da Direção do Foro local. O antigo Interino também prestou o compromisso de bem observar as normas relativas à interinidade, inclusive quanto ao Módulo Receitas-Despesas, ao teto remuneratório dos interinos e à futura transição da serventia, consoante disposto nos arts. 28 a 45 e no art. 80 do Provimento n° 260, de 18 de outubro de 2013, que “codifica os atos normativos da Corregedoria-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais relativos aos serviços notariais e de registro”, bem como as orientações emanadas pela CGJ, obrigando-se a zelar pela entrega em bom estado de conservação dos livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e todo acervo pertencente ao serviço, inclusive banco de dados em conjunto com os softwares e as atualizações que permitam seu pleno uso, além de senhas e dados necessários para o acesso de tais programas informatizados, garantindo-se a continuidade da prestação do serviço de forma adequada e eficiente, sem interrupção. Para constar, lavrou-se o presente termo que, impresso em duas vias de igual teor, segue devidamente assinado. 

Eu, ___________________, XXXXXXXXXXXX, o digitei. Eu, __________________, XXXXXXXXXXXX, o subscrevi.*****************************

XXXXXXXXXXXXXX

Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

Oficial Interino do Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXX

ANEXO V DO AVISO Nº 55/CGJ/2019

MODELO DE TERMO DE RECEBIMENTO DOS LIVROS DE NOTAS E DOS CARTÕES DE AUTÓGRAFOS

TERMO DE RECEBIMENTO DOS LIVROS DE NOTAS E CARTÕES DE AUTÓGRAFOS por XXXXXXXX, Tabelião (Titular/Interino) do X° Tabelionato de Notas da Comarca de XXXXX, tendo em vista a anexação do serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com atribuição notarial do Distrito de XXXXXXX, Município de XXXX, Comarca de XXXXX. Aos XX dias do mês de XXXX de 2019, perante o(a) Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXX, Dr(a). XXXXXXX, compareceu o(a) Sr(a). XXXXXXXXXXXXXXXX, identidade nº XXXX, inscrito no CPF sob o nº XXXXX, e declarou que, nesta data, recebe os livros notariais e cartões de autógrafos do Ofício do Registro Civil das Pessoas Naturais com atribuição notarial do Distrito de XXXXXXX, conforme Portaria da Direção do Foro nº XXXXXXX, de xx de xxxxx de xxxxxx, que “dispõe sobre a destituição e a dispensa do múnus público de Oficial Interino do Registro Civil com Atribuição Notarial, sobre a anexação provisória do Serviço do Registro Civil das Pessoas Naturais com Atribuição Notarial do Distrito de XXXXXXXX, integrante do Município de XXXXXXXX, Comarca de XXXXXXX e dá outras providências”, até a extinção daquela serventia por Lei Estadual ou decisão em contrário da Corregedoria-Geral de Justiça ou Direção do Foro local. Para constar, lavrou-se o presente termo que, impresso em duas vias de igual teor, segue devidamente assinado. Eu, ___________________, XXXXXXXXXXXX, o digitei. Eu, __________________, XXXXXXXXXXXX, o subscrevi.*****************************

XXXXXXXXXXXXXX

Juiz(íza) de Direito Diretor(a) do Foro da Comarca de XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXX

Tabelião (Titular/Interino) do X° Tabelionato de Notas da Comarca de XXXXX 

Fonte: Diário do Judiciário Eletrônico – MG

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